Blik achter de schermen bij ABU-certificering AutoJobs Professionals

Hoewel we al eerder artikelen hebben geschreven over de ABU-certificering, kost het even tijd om de echte impact ervan te doorgronden. Kim de Graaf, Fleur van het Veld, Anky Willems en Kim Wijnands geven in dit artikel een beeld van de complexiteit van de procedure en de onschatbare waarde ervan voor de uitzendbranche.

De taken van de backoffice omvatten een breed scala aan verantwoordelijkheden, van HR-administratie tot het zorgvuldig verwerken van gewerkte uren en het regelen van secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze verantwoordelijkheden werden verder benadrukt binnen het kader van de ABU-certificering, waarbij elk aspect van het werk zorgvuldig werd doorgelicht.

Een van de uitdagingen was het bijhouden van gedetailleerde documentatie, waarbij elk aspect, per kandidaat, zorgvuldig en gestructureerd werd vastgelegd. "Het vereiste aandacht voor echt elk detail en veel nauwkeurigheid," vertelt Kim de Graaf. "Dit betekent dat we nauwlettend moeten zijn op de details en dat alles, tot aan screenshots van reisafstanden aan toe, goed gedocumenteerd moet worden."

Kim, die onlangs het team kwam versterken, begon op 1 februari als backoffice intercedente. Kim nam meteen een duik in het diepe. "Er waren veel controles, vooral op ons eigen werk. Dus ik was echt nieuwsgierig naar wat er allemaal ging gebeuren."

Een belangrijk onderdeel van de certificering was de inlenersbeloning. "Ik had contact met elk van onze klanten om te achterhalen welke speciale bonussen, eenmalige uitkeringen en andere extra's ze aan hun eigen personeel gaven. Dit vereiste veel uitzoekwerk en het maken van gedetailleerde berekeningen” vertelt Fleur van het veld, backoffice intercedente.

Ondanks dat inleners over alle informatie zouden moeten beschikken, ontdekte Fleur in het proces dat dit in de praktijk zelden voorkwam. "Het leidde soms tot wat frustratie, vooral omdat niet alle bedrijven wisten wat de specifieke regels waren en welke uitzonderingen er golden voor uitzendkrachten." legt Fleur uit. “Ondanks de frustratie begrijpen onze klanten wel dat het werken met een ABU-gecertificeerd bedrijf voordelen met zich meebrengt."

Voorbereiding is key en de sleutel tot succes. "Ik ben er altijd van overtuigd geweest dat alles het hele jaar door onder controle moet zijn”aldus Kim Wijnands, backoffice intercedente. Kim’s rol is voornamelijk gericht op de controle achter de schermen. “Het is cruciaal om alles grondig te onderzoeken en te controleren, zelfs als het in eerste instantie in orde lijkt." Daar sluit Anky Willems, business controller bij AutoJobs, zich bij aan "Ik ben me het hele jaar door bewust van de certificering en zorg ervoor dat alles goed verloopt. Mijn specifieke taak is ervoor te zorgen dat alle financiële gegevens perfect aansluiten en voldoen aan de eisen voor certificering."

Het ABU-Certificering proces kent diverse uitdagingen die gepaard gaan met het proces, zoals de timing en het zorgvuldig opstellen van documentatie. "Het aanleveren van de juiste documentatie gaat ECHT ver, veel verder dan mensen denken" benadrukt Anky. Ondanks dat documentatie in de meest gedetailleerde vorm wordt vereist, is er een gebrek aan specifieke sturing, enkel een checklist als leidraad.

Voor het team draait de certificering niet alleen om het verkrijgen van een stempel van goedkeuring, maar ook om het naleven van de normen die ermee gepaard gaan. "Als je de naam AutoJobs Professionalswilt dragen, moet je hem ook dragen", benadrukt Kim Wijnands. "Het behalen van de ABU-certificering, is een van de manieren om onze naam waar te kunnen maken."

Het ‘landschap’ van detachering staat voor verandering, o.a. met de bespreking van een toelatingsstelsel door de Eerste en Tweede Kamer. Anky benadrukt: "Als een van de eersten gecertificeerd te zijn, geeft ons een voorsprong op andere bedrijven. Het kan ook resulteren in het afvallen van minder goed voorbereide uitzendbureaus, waardoor wij als gerenommeerde partij nog aantrekkelijker worden voor opdrachtgevers."

Gaat jouw organisatie voor een ABU Certificering of wil jij weten waarom AutoJobs erin geslaagd is de Certificering te behalen? Onze dames delen graag wat advies:

1. Bewaar de rust: Houd het hoofd koel en laat je niet gek maken door de druk van het certificeringsproces.
2. Wees grondig en gestructureerd: Zorg voor nauwkeurige documentatie en een gestructureerde aanpak bij het verzamelen en verwerken van gegevens.
3. Controleer alles: Neem een actieve rol in het controleren van gegevens en processen, ook als dit betekent dat je 'achter de schermen' werkt.
4. Neem de checklists serieus: Volg de ABU-checklist en andere richtlijnen zorgvuldig en neem de vereisten van de certificering serieus.
5. Bereid je goed voor: Denk goed na over de aanpak en plan vooruit voordat je begint aan het certificeringsproces.
6. Houd het het hele jaar door op orde: Zorg ervoor dat de backoffice het hele jaar door georganiseerd en up-to-date is, zodat je niet overhaast te werk hoeft te gaan wanneer certificering nadert.
7. Samenwerking is key: Een punt waar alle dames het over eens zijn. Luister goed naar elkaar, help elkaar en werk nauw samen.